Belső elszámolások

A belső elszámolások a dolgozóknak cégen belül elszámolt tételeket gyűjtik össze: a teljesítményhez kötődő elszámolásokat, a plusz juttatásokat és a levonásokat. A tételek addig gyűjtőben állnak, amíg egy számfejtés le nem zárja őket, utána a lezárt menetekhez teljesítésigazolás és összesítő készíthető.

Hol találja

A bal oldali menü BELSŐ ELSZÁMOLÁSOK csoportjában két menüpont áll:

Menüpont	A képernyő fejléce
Elszámolásra várók	Cégen belüli elszámolások - Számfejtésre várók
Elszámolások	Cégen belüli elszámolások - Számfejtések

A menüpont és a képernyő fejléce szándékosan más szavakkal áll, de ugyanarról a két képernyőről van szó.

Ki mit érhet el

A modul három különböző szintet használ, és ezek nem esnek egybe:

• Megtekintés: az elszámolások megtekintésére vonatkozó jogosultsággal nyílik meg a két képernyő, és ezzel érhető el a részletezés, az összesítő, az exportálás és a teljesítésigazolás is.
• Szerkesztés: tételt felvinni, módosítani, törölni, importálni, az árakat frissíteni és számfejteni csak az elszámolások szerkesztésére vonatkozó jogosultsággal lehet. Akinek ez nincs meg, annak a hozzá tartozó gombok meg sem jelennek.
• Számfejtés visszavonása: ehhez a fenti kettő nem elég. A visszavonás kizárólag a főfelhasználónak áll rendelkezésére, ugyanaz a kör, amely a rendszer beállításait is kezeli.

Elszámolásra várók

Ezen a képernyőn állnak a még le nem zárt tételek, dolgozónként összesítve.

Szűrők: Felhasználó, Dolgozói csoport, Időszak.

A táblázat oszlopai: Felhasználó, Időszak, Összeg, Művelet. A művelet oszlopban a Részletezés a dolgozó tételeit nyitja meg, az Export pedig az adott dolgozó tételeit tölti le.

A képernyő tetején álló gombok:

• Hozzáadás (+): tétel felvitele. Megadható a Felhasználó, a Dátum, a Termék, az Összeg és egy Megjegyzés. A Termék legördülő az Elszámoláshoz típusú tételeket kínálja.
• Számfejtés: a lezárás elindítása, lásd lentebb.
• Import: Plusz juttatás és Levonás tömeges betöltése táblázatból. Az ablakban letölthető egy Import példa is. Ha a fájlban hibás sor van, a rendszer felsorolja a hibákat, és egyetlen sor sem kerül be -- javítás után az egész fájl újra feltölthető.
• Árak frissítése: a tételek árainak újraszámolása.
• Export: a teljes, szűrt lista letöltése.

A Hozzáadás, a Számfejtés, az Import és az Árak frissítése csak szerkesztési jogosultsággal jelenik meg.

Számfejtés

A Számfejtés gomb megerősítő ablakot nyit, amely rákérdez, hogy biztosan nincs-e még felvinni való tétel. Itt kell megadni:

• Időszak (kötelező): mely napok tételei kerüljenek a menetbe.
• Felhasználó vagy Dolgozói csoport: szűkíthető egy dolgozóra vagy egy csoportra. A kettő együtt nem választható, ilyenkor a rendszer figyelmeztet, és a gomb nem indítható.

A számfejtés a feltételeknek megfelelő tételeket egy menetbe zárja. A menet azonosítója maga a számfejtés időpontja, és a lezárt tételek ezután az Elszámolások képernyőn jelennek meg.

A számfejtési menetek időszakokra mennek, ezért két menet között maradhat olyan időszak, amelyre nem futott számfejtés. Ez így szándékos, nem hiányosság: a menet határát mindig az adja meg, aki a számfejtést indítja.

A számfejtés bekerül a Rendszernaplóba.

Elszámolások

Ezen a képernyőn a már lezárt menetek állnak, dolgozónként és menetenként egy sorban.

Szűrők: Számfejtés (a menet időpontja), Dolgozói csoport, Felhasználó.

A táblázat oszlopai: jelölőnégyzet, Felhasználó, Számfejtés, Összeg, Művelet. A művelet oszlop három gombja:

• Részletezés: az adott dolgozó tételei az adott menetből, lásd lentebb.
• Összesítő: termékenként bontott ablak (Termék, Mennyiség, Összeg), a végén az összesített sorral. Az ablakból exportálható.
• Teljesítés igazolás: a dolgozóhoz tartozó igazolás letöltése.

A képernyő tetején:

• Csoportos teljesítés igazolás: akkor indítható, ha kiválasztott egy dolgozói csoportot, vagy kijelölt sorokat a listán. Letöltés előtt egy ablak kéri a partner adatait (Név, Cím, Adószám).
• Export: a szűrt lista letöltése.
• Számfejtés visszavonása: lásd a következő szakaszt.

A részletezés fejléce: összesítve, alap, minősítés

A Részletezés oldal fejlécében három adat áll a dolgozó neve alatt: összesítve, alap és minősítés.

A kiírt minősítés annak a hónapnak az értékeléséből származik, amelybe a menet legkorábbi tétele esik, és a kifizetendő összeg ugyanennek a minősítésnek a százalékával számolódik. A képernyőn látszó betű és a mögötte lévő számítás tehát ugyanabból az adatból jön.

Ha a menethez az adott dolgozónál nem tartozik tétel, a minősítés helyén - jel áll.

A fejléc összesítve és alap értéke a szűrt listához igazodik: ha a képernyőn típusra szűr vagy keresőszót ír be, a két összeg is csak a látszó tételeket számolja. Szűrés nélkül a számok ugyanazok, mint korábban.

A kiírt minősítés szándékosan nem követi a szűrést: az a számfejtési időszak tulajdonsága, nem a képernyőn beállított szűrésé. Ha követné, egy keresőmezőbe írt szó megváltoztatná a százalékot, amivel a kifizetendő számolódik.

Számfejtés visszavonása

A piros Számfejtés visszavonása gomb a főfelhasználónak jelenik meg, és akkor válik aktívvá, ha a Számfejtés szűrőben kiválasztott egy menetet.

A visszavonás a kiválasztott menet egészére vonatkozik: annak minden tétele újra számfejtésre vár, minden érintett dolgozónál, nem csak a képernyőn éppen látszó sorokon. A rendszer ezért külön megerősítést kér, és a kérdés kimondja a menet azonosítóját.

• Sikeres visszavonás után zöld visszajelzés írja ki, hány tétel vár újra számfejtésre.
• Ha a választott menethez nem tartozik tétel, hibaüzenet jelenik meg, és nem történik semmi.
• A visszavont tételek újra szerkeszthetők, és ismét megjelennek az Elszámolásra várók között.
• A visszavonás bekerül a Rendszernaplóba.

Ha a visszavonás csak részben sikerül

A visszavonás két lépésből áll: a menet nyitása azonnal megtörténik, a hozzá tartozó jegyeken pedig a háttérben kerül vissza a jelölés. A két lépés külön fut, ezért előfordulhat, hogy az első sikerül, a második nem.

A háttérmunka végén értesítés érkezik a harang alá:

• sikeres futásnál megírja, hány tétel jelölése került vissza;
• ha nem sikerült, az értesítés kimondja, hogy maga a visszavonás megtörtént (a menet tehát nyitva van), csak a jelölések maradtak a korábbi állapotban.

A második esetben a visszavonás nyugodtan újraindítható: ismételt futtatással sem keletkezik kár, és a jelölések rendeződnek.

Mi történik az összegekkel

A rendszer a tételek összegét csak a még nem számfejtett tételeknél számolja újra. Egy lezárt menet tételeit automatikus újraszámolás nem érinti -- ez az, ami a számfejtést véglegessé teszi.

Újraszámolás több úton is indulhat. Ilyen például, ha

• egy termék ára vagy ár-verziója módosul,
• egy dolgozóhoz tartozó egyedi termékár változik,
• a dolgozó adatai módosulnak (például a kartonján a bérezéshez használt érték),
• valaki megnyomja az Árak frissítése gombot a Termékek képernyőn,
• vagy módosul az a szállítólevél, amelyikből a tétel származik.

Mindegyik eset csak a számfejtésre váró tételeket érinti: amelyik tétel már bekerült egy számfejtésbe, ahhoz egyik sem nyúl hozzá.

A szállítólevél felől érkező szinkron a mennyiséget is átírhatja

Ha a rendszerben be van kapcsolva, hogy a "Feladatok tételei kerüljenek automatán az elszámolásba?", akkor a feladat tételeinek módosulása a még nem számfejtett elszámolás-soron nem csak az összeget, hanem a mennyiséget is felülírja.

Ha emellett a "Feladatok tételei mikor kerüljenek az elszámolásba?" kapcsoló az Adminisztrátor Feladva kapcsoló átváltásakor álláson van, és a feladatról visszaveszik a Feladva jelzést, a hozzá tartozó, még nem számfejtett tétel le is kerülhet a listáról. A már számfejtett tételt ez sem érinti.

A visszavonás önmagában nem változtat összeget. A menet nyitottá válik, a tételek összege viszont ugyanaz marad, mint a számfejtéskor volt. Ami a menet lezárása óta változott, az nem kerül át magától: ahhoz egy újabb újraszámolás kell, például az Árak frissítése gomb. Visszavonás után a tételek ismét beleesnek a körbe, tehát egy ezután történő árváltozás már érinti őket.

Melyik árral számol az újraszámolás?

• A feladatból származó tétel a munka lezárásának napjához tartozó árral,
• a projektből származó tétel, valamint a kézzel szerkesztett tétel az aktuális árral.

Ez a különbség akkor számít, ha a rendszerben be van kapcsolva az időbeli árverziók használata (Beállítások, "Használjuk az árak számolásásnál az időbeli árverziókat?"). Ha ez ki van kapcsolva, minden újraszámolás a termék aktuális árát veszi alapul.

A "cégen belül elszámolt" jelölés

A tételek belső elszámolása a jegyeken is látszik: a jegy adatlapján a Cégen belüli elszámolt kapcsoló, a bizonylat tételei mellett pedig egy zöld pipa jelzi.

A jelölés azt jelenti, hogy a tételhez tartozik belső elszámolás, nem azt, hogy a dolgozó azt már megkapta. A kifizetés kérdése ettől független.