Megjelenés
Bizonylatok
A különböző bizonylatok létrehozásával
Kezeljük a beérkezett árukat, egyik raktárból a másikba mozgatjuk azokat, illetve kivezetjük azokat felhasználással vagy selejtezéssel.
A következő bemutatás mind háram esetben megegyezik.
Bizonylatszerkesztés
A bizonylatok a következő képpen néznek ki és szerkeszthetőek amíg azok nem kerültek lezárásra. Lezárás után már csak a Feladatlapon vagy az Elszámolás árakkal javítható, álltalában ez az elszámoló álltal történik az utolsó javítási forma pedig az Elszámolás betöltések során történik.
Bizonylat tételek hozzáadása
A tételek egy jobb oldalról becsúszó termék mezőből választhatóak ki, ahol megadhatjuk azok tárolni kívánt mennyiségét, visszajelzést kapunk arról hogy a forrás és a fogadó raktárban, az adott tételből mennyi található jelenleg.
A becsúszó ablak a bizonylat megnyitásakor zárva van, az Új tétel gombbal nyitható, meglévő sor szerkesztéséhez pedig a sor szerkesztés gombjával. Minden bizonylattípusnál (bevétel, kiadás, átadás) egyformán.
A becsúszó ablak tetején található ismétlés kapcsolóval állítható, hogy egy tétel felvitele után az ablak nyitva maradjon-e. Bekapcsolva az ablak a mentés után nyitva marad, így több tétel gyorsan, egymás után rögzíthető anélkül, hogy újra meg kellene nyitni. Kikapcsolva az ablak minden mentés után bezárul. A kapcsoló alapértelmezetten bekapcsolt állapotban van, és a rendszer megjegyzi a beállítást, így legközelebb is úgy nyílik meg, ahogy legutóbb hagyta.
Gyors (vonalkódos) rögzítés
A Kiadás és az Átadás bizonylatokon az "Új tétel" mellett elérhető a "Gyors rögzítés" gomb is, amellyel sok tételt vonalkód (vagy QR-kód) alapján, gyorsan egymás után rögzíthet. A gombra kattintva egy jobb oldalról becsúszó ablak nyílik meg, ahol a beolvasó mezőbe folyamatosan olvashatja be a tételeket.
A beolvasott tétel azonnal megjelenik a listában, nem kell megvárni, amíg a rendszer egyesével elmenti. A mentés a háttérben, kötegelten történik, így a beolvasás érezhetően gyorsabb, akár másodpercenként több tétel is rögzíthető. Minden sor mellett látszik az állapota:
- "Rögzítve": a tétel sikeresen elmentve
- "Szinkron folyamatban": a mentés még zajlik a háttérben
- "Hiba": a tétel nem került fel (a hiba oka a sor mellett olvasható)
Az ablak felső részén a "Rögzítve" számláló mutatja, hány tétel készült el, illetve hogy minden szinkronizálva van-e már. Az ablakot csak akkor zárja be, ha minden tétel szinkronizálódott, hogy semmi ne vesszen el.
Egyedi azonosító csak egyszer: ugyanaz az egyedi (sorozatszámos) azonosító egy bizonylatra csak egyszer kerülhet fel. Ha egy már beolvasott azonosítót ismét beolvas, a rendszer hibajelzéssel (hangjelzéssel és "Duplikált azonosító" üzenettel) elutasítja, és nem hoz létre második, ismétlődő sort. Ez a kézzel felvitt tételekre is érvényes.
Az egyedi azonosító hossza: az egyedi azonosító legfeljebb 100 karakter lehet. Ha a mezőbe ennél hosszabb érték kerül, a tétel nem kerül fel, és a rendszer az "Az egyedi azonosító túl hosszú: legfeljebb 100 karakter lehet." üzenetet adja. A "Gyors rögzítés" ablakban ez az érintett sor mellett, "Hiba" állapottal jelenik meg, a köteg többi beolvasott tétele pedig ettől függetlenül rögzül. A kézzel felvitt tételnél az üzenet az űrlapon, az egyedi azonosító mezőnél jelenik meg.
Több azonosító egyszerre, kézi felvitelnél: az "Új tétel" ablakban az egyedi azonosító mező mellett egy + gomb áll. Erre kattintva a mező többsoros szövegdobozzá alakul, ahová soronként egy azonosító írható, és a mező címkéje kiírja, hány tétel áll benne. Mentéskor minden sorból külön tételsor keletkezik. A 100 karakteres korlát ilyenkor soronként érvényes, tehát rövid azonosítókból egyszerre akármennyi felvihető. Ha viszont bármelyik sor hosszabb 100 karakternél, a mentés a fenti üzenettel megáll, és egyetlen sor sem kerül fel a kötegből - a túl hosszú sort javítsa, és mentsen újra.
Meglévő tétel szerkesztésekor a + gomb nem jelenik meg: ott egy azonosító áll a mezőben, és a 100 karakteres korlát a teljes mezőre vonatkozik.
Automatikusan keletkező bizonylatok lezárt feladatból
Amikor egy feladat lezártként érkezik vissza a Telekom rendszeréből, a rendszer magától elkészíti a hozzá tartozó készlet-bizonylatokat, annak a szerelőnek a raktárán, aki a feladatot végezte:
Eszközönként egy tétel kerül a bizonylatra, 1 darab mennyiséggel. A bizonylat hivatkozási száma a feladat jegyszáma, így könnyen visszakereshető.
IMPORTANT
Az így keletkezett bizonylat nyitva marad, és a készlet nem mozdul magától. A könyvelés továbbra is a bizonylat kézi lezárásakor történik meg, ahogy a kézzel felvitt bizonylatoknál. Nézze át a bizonylatot, és ha rendben találja, zárja le.
Néhány dolog, ami segít az átnézésnél:
- Csak az az eszköz kerül a bizonylatra, amelyik tényleg a szerelő raktárán van. Ami nincs ott, kimarad, és a rendszernaplóba kerül.
- Ami eszköznek még nincs beolvasva a vonalkódja, szintén kimarad.
- Ha egyetlen érintett eszköz sincs a raktáron, bizonylat sem keletkezik.
- Ha ugyanaz a feladat többször fut végig a feldolgozáson, a tételek nem kerülnek fel kétszer. Ez akkor is így van, ha ugyanazok az eszközök két úton érkeznek meg, a lezárás automatikus feldolgozásából és a szerelő mobilalkalmazásából: az azonosítóval rendelkező eszköz egyszer kerül a bizonylatra, akármelyik út fut le előbb. Ez a felszerelt és a leszerelt eszközökre egyaránt áll, és akkor is, ha a feladat korábbi bizonylatát közben lezárták, és újabb nyílt hozzá.
- Az azonosító nélküli, mennyiségi tételekből (például kábel, csatlakozó) a kiadási bizonylaton több sor is állhat, akár ugyanabból a termékből is: ez nem hiba. A bevételi bizonylaton ezzel szemben termékenként egy sor áll: ha ugyanahhoz a termékhez másodszor is érkezik tétel, az kimarad, és a mennyisége nem adódik hozzá az első sorhoz. Az ilyen kimaradást a rendszernapló rögzíti, a termék, az azonosító és a mennyiség megnevezésével.
Csatolt fájl a bizonylatnál
A bizonylathoz dokumentum is feltölthető (például a beszállítói számla képe). Ha van feltöltött állomány, a bevételi, a kiadási és a mozgatási listán a sor végén megjelenik a Csatolt fájl letöltése gomb.
A gomb megjelenése és a letöltés ugyanabból a nyilvántartásból dől el, tehát ami látszik, az letölthető is. Ha a végpontot valaki mégis közvetlenül hívná meg olyan bizonylatra, amelyhez nincs dokumentum, a rendszer erről szöveges üzenetet ad, nem hibaoldalt.
Bizonylat nyomtatása
A bevételi, a kiadási és a mozgatási listán a sor végén Nyomtatás gomb áll. A gombra kattintva a rendszer elkészíti a bizonylat PDF-jét, és a böngésző letölti; amíg készül, a nyomtató ikon forog.
A gombon a jobb egérgomb ugyanezt a letöltést indítja. Korábban ez az út üres, nulla bájtos PDF-et adott, minden jelzés nélkül: a fájl letöltődött, de nem lehetett megnyitni. Mostantól a jobb kattintás ugyanazt a bizonylatot adja, mint a bal.
A Ctrl + jobb kattintás nem letölt, hanem új lapon megnyitja a bizonylat előnézetét.
Bizonylatok lezárása
A bizonylatok lezárása jelen felületen történő további szerkesztését elveti, a mennyiségek a lezárást követően kerülnek a helyükre, ezért fontos a szerelők jegyeinek le véglegesítése és lezárása, ugyan is ezzel zárul a hozzájuk kapcsoldó kiadási bizonylat, ekkor kerül le a nevükről az elszámolt anyag. 
Egy bizonylat csak egyszer könyvelődik le. Ha a lezárás egyidejűleg kétszer indul el - például dupla kattintásra, vagy ha egy félbeszakadt lezárás után azonnal újrapróbálja -, a második próbálkozás nem könyvel újra, hanem a Bizonylat lezárás már folyamatban. figyelmeztetést adja vissza. Ha az első lezárás már be is fejeződött, a bizonylat újbóli lezárása a megszokott, bizonylatszámmal kezdődő Már le van zárva. üzenetet kapja.
A kétszeres könyvelés ugyanígy ki van zárva a szerelő feladatának lezárásakor keletkező bizonylatoknál és a Mechanic for Atlas alkalmazásból indított lezárásnál is; ott a megismételt lezárás továbbra is sikeres marad, csak a készletet nem mozdítja meg másodszor.