Bizonylatok

A különböző bizonylatok létrehozásával

• Bevétel
• Kiadás
• Átadás

Kezeljük a beérkezett árukat, egyik raktárból a másikba mozgatjuk azokat, illetve kivezetjük azokat felhasználással vagy selejtezéssel.

A következő bemutatás mind háram esetben megegyezik.

Bizonylatszerkesztés

A bizonylatok a következő képpen néznek ki és szerkeszthetőek amíg azok nem kerültek lezárásra. Lezárás után már csak a Feladatlapon vagy az Elszámolás árakkal javítható, álltalában ez az elszámoló álltal történik az utolsó javítási forma pedig az Elszámolás betöltések során történik.

Ha egy lezárt bizonylat készletmozgását vissza kell fordítani, arra az Ellentett bizonylat szolgál.

Bizonylat tételek hozzáadása

A tételek egy jobb oldalról becsúszó termék mezőből választhatóak ki, ahol megadhatjuk azok tárolni kívánt mennyiségét, visszajelzést kapunk arról hogy a forrás és a fogadó raktárban, az adott tételből mennyi található jelenleg.

A becsúszó ablak a bizonylat megnyitásakor zárva van, az Új tétel gombbal nyitható, meglévő sor szerkesztéséhez pedig a sor szerkesztés gombjával. Minden bizonylattípusnál (bevétel, kiadás, átadás) egyformán.

A becsúszó ablak tetején található ismétlés kapcsolóval állítható, hogy egy tétel felvitele után az ablak nyitva maradjon-e. Bekapcsolva az ablak a mentés után nyitva marad, így több tétel gyorsan, egymás után rögzíthető anélkül, hogy újra meg kellene nyitni. Kikapcsolva az ablak minden mentés után bezárul. A kapcsoló alapértelmezetten bekapcsolt állapotban van, és a rendszer megjegyzi a beállítást, így legközelebb is úgy nyílik meg, ahogy legutóbb hagyta.

Méretek az m2 és m3 szolgáltatásoknál

Ha a kiadási bizonylat tétele Szolgáltatás típusú termék, és a mértékegysége pontosan m2 vagy m3, a Mennyiség mező alatt méretmezők is megjelennek, méterben: m2-nél Széles. és Hossz., m3-nál ezek mellett Mély. is. Ha az egeret a rövid felirat fölé viszi, megjelenik a mező teljes neve (Szélesség (m), Hosszúság (m), Mélység (m)). A mezők telefonon is egy sorban állnak, és tizedes érték is beírható. Termék típusú tételnél, és minden más mértékegységnél nincsenek méretmezők.

A mennyiség és a méretek együtt változnak:

• Ha egy méretet ír át, a mennyiség a méretek szorzata lesz, három tizedesjegyre kerekítve. Például 0,56 x 0,12 méterből 0,067 m2 lesz.
• Ha a mennyiséget írja át, a hosszúság igazodik hozzá; a szélesség, m3-nál a mélység is, változatlan marad.
• Új tételnél a méretek maguktól kitöltődnek: a szélesség (m3-nál a mélység is) 1, a hosszúság a mennyiség. A tétel ezekkel a méretekkel mentődik.

Ha a méretek szorzata három tizedesjegyre kerekítve 0, a mezők alatt ez az üzenet jelenik meg: A méretek szorzata 3 tizedesre kerekítve 0 m², ez így nem menthető. Adj meg nagyobb méretet.

A tétellistában a mennyiség alatt a méret is látszik, például 0.56x0.12 vagy 2x2x3. Ugyanez a jelölés áll a bizonylat nyomtatott PDF-jén is, a mennyiség alatt.

A korábban rögzített tételeknek nincs méretük, és a listában sem kapnak jelölést. Méretet akkor kapnak, amikor a mennyiségüket módosítják, vagy a tételt a szerkesztő ablakban újra elmentik.

Ugyanezek a méretmezők a következő helyeken is megjelennek:

• a szerelői lezárás Kiadás blokkjában, amely ugyanezt a tétel-szerkesztőt használja;
• a feladatlap tétel-módosító és Új tétel hozzáadása ablakában;
• a szerelő lépésenkénti lezárásának Munkatételek lépésénél, ahol a mezők teljes felirattal szerepelnek;
• a projekt Tervezés és Kivitelezés fülének munkatételeinél.

Gyors (vonalkódos) rögzítés

A Kiadás és az Átadás bizonylatokon az "Új tétel" mellett elérhető a "Gyors rögzítés" gomb is, amellyel sok tételt vonalkód (vagy QR-kód) alapján, gyorsan egymás után rögzíthet. A gombra kattintva egy jobb oldalról becsúszó ablak nyílik meg, ahol a beolvasó mezőbe folyamatosan olvashatja be a tételeket.

A beolvasott tétel azonnal megjelenik a listában, nem kell megvárni, amíg a rendszer egyesével elmenti. A mentés a háttérben, kötegelten történik, így a beolvasás érezhetően gyorsabb, akár másodpercenként több tétel is rögzíthető. Minden sor mellett látszik az állapota:

• "Rögzítve": a tétel sikeresen elmentve
• "Szinkron folyamatban": a mentés még zajlik a háttérben
• "Hiba": a tétel nem került fel (a hiba oka a sor mellett olvasható)

Az ablak felső részén a "Rögzítve" számláló mutatja, hány tétel készült el, illetve hogy minden szinkronizálva van-e már. Az ablakot csak akkor zárja be, ha minden tétel szinkronizálódott, hogy semmi ne vesszen el.

Egyedi azonosító csak egyszer: ugyanaz az egyedi (sorozatszámos) azonosító egy bizonylatra csak egyszer kerülhet fel. Ha egy már beolvasott azonosítót ismét beolvas, a rendszer hibajelzéssel (hangjelzéssel és "Duplikált azonosító" üzenettel) elutasítja, és nem hoz létre második, ismétlődő sort. Ez a kézzel felvitt tételekre is érvényes.

Az egyedi azonosító hossza: az egyedi azonosító legfeljebb 100 karakter lehet. Ha a mezőbe ennél hosszabb érték kerül, a tétel nem kerül fel, és a rendszer az "Az egyedi azonosító túl hosszú: legfeljebb 100 karakter lehet." üzenetet adja. A "Gyors rögzítés" ablakban ez az érintett sor mellett, "Hiba" állapottal jelenik meg, a köteg többi beolvasott tétele pedig ettől függetlenül rögzül. A kézzel felvitt tételnél az üzenet az űrlapon, az egyedi azonosító mezőnél jelenik meg.

Több azonosító egyszerre, kézi felvitelnél: az "Új tétel" ablakban az egyedi azonosító mező mellett egy + gomb áll. Erre kattintva a mező többsoros szövegdobozzá alakul, ahová soronként egy azonosító írható, és a mező címkéje kiírja, hány tétel áll benne. Mentéskor minden sorból külön tételsor keletkezik. A 100 karakteres korlát ilyenkor soronként érvényes, tehát rövid azonosítókból egyszerre akármennyi felvihető. Ha viszont bármelyik sor hosszabb 100 karakternél, a mentés a fenti üzenettel megáll, és egyetlen sor sem kerül fel a kötegből - a túl hosszú sort javítsa, és mentsen újra.

Meglévő tétel szerkesztésekor a + gomb nem jelenik meg: ott egy azonosító áll a mezőben, és a 100 karakteres korlát a teljes mezőre vonatkozik.

Automatikusan keletkező bizonylatok lezárt feladatból

Amikor egy feladat lezártként érkezik vissza a Telekom rendszeréből, a rendszer magától elkészíti a hozzá tartozó készlet-bizonylatokat, annak a szerelőnek a raktárán, aki a feladatot végezte:

• a felszerelt eszközökről kiadási bizonylatot,
• a leszerelt eszközökről bevételi bizonylatot.

Eszközönként egy tétel kerül a bizonylatra, 1 darab mennyiséggel. A bizonylat hivatkozási száma a feladat jegyszáma, így könnyen visszakereshető.

IMPORTANT

Az így keletkezett bizonylat nyitva marad, és a készlet nem mozdul magától. A könyvelés továbbra is a bizonylat kézi lezárásakor történik meg, ahogy a kézzel felvitt bizonylatoknál. Nézze át a bizonylatot, és ha rendben találja, zárja le. Egyetlen kivétel az éjszakai rendezés: az a lent leírt esetben a nyitott bizonylatot magától lezárja.

Néhány dolog, ami segít az átnézésnél:

• Csak az az eszköz kerül a bizonylatra, amelyik tényleg a szerelő raktárán van. Ami nincs ott, kimarad, és a rendszernaplóba kerül.
• Ha a szerelőhöz nincs raktár rendelve, bizonylat sem keletkezik.
• A kimaradt eszközöket a rendszer a feladat megjegyzései közé is beírja, a szerelő nevén, egyetlen megjegyzésben: a felszerelt eszközök a felszerelendő:, a leszerelt eszközök a leszerelendő: kezdetű sorba kerülnek, vesszővel elválasztott azonosítókkal. Ez mindkét fenti esetre vonatkozik (az eszköz nincs a raktáron, vagy a szerelőhöz nincs raktár rendelve). Ami már bizonylaton áll, az nem kerül a megjegyzésbe, és ha semmi nem maradt ki, megjegyzés sem keletkezik. Így a feladat oldalán is látszik, mit kell kézzel rendezni.
• Ami eszköznek még nincs beolvasva a vonalkódja, szintén kimarad.
• Az ügyfél saját eszköze (a feladatlap Ügyfél eszközei mezője, lásd Feladatlap) nem a szerelő raktárából kerül ki, ezért nem kerül a kiadási bizonylatra, és a megjegyzés felszerelendő: sorába sem.
• Ha egyetlen érintett eszköz sincs a raktáron, bizonylat sem keletkezik.
• Ha ugyanaz a feladat többször fut végig a feldolgozáson, a tételek nem kerülnek fel kétszer. Ez akkor is így van, ha ugyanazok az eszközök két úton érkeznek meg, a lezárás automatikus feldolgozásából és a szerelő mobilalkalmazásából: az azonosítóval rendelkező eszköz egyszer kerül a bizonylatra, akármelyik út fut le előbb. Ez a felszerelt és a leszerelt eszközökre egyaránt áll, és akkor is, ha a feladat korábbi bizonylatát közben lezárták, és újabb nyílt hozzá.
• Az azonosító nélküli, mennyiségi tételekből (például kábel, csatlakozó) a kiadási bizonylaton több sor is állhat, akár ugyanabból a termékből is: ez nem hiba. A bevételi bizonylaton ezzel szemben termékenként egy sor áll: ha ugyanahhoz a termékhez másodszor is érkezik tétel, az kimarad, és a mennyisége nem adódik hozzá az első sorhoz. Az ilyen kimaradást a rendszernapló rögzíti, a termék, az azonosító és a mennyiség megnevezésével.

Éjszakai rendezés: ismétlődő eszközök

Előfordul, hogy egy feladathoz ugyanazon a napon két bizonylat tartozik: az egyiken csak eszközök állnak, és már le van zárva, a másik nyitott, és ugyanazok az eszközök rajta is szerepelnek. A nyitott bizonylat ilyenkor nem zárható le, mert az eszközök a lezárt bizonylattal már egyszer megmozdultak.

Ezt a rendszer minden este 23 órakor magától rendezi, az elmúlt egy hónap bizonylatain:

• A két bizonylatnak ugyanahhoz a feladathoz (ugyanahhoz a jegyszámhoz) kell tartoznia, ugyanazzal a kelttel, ugyanazzal az iránnyal és ugyanazokkal a raktárakkal.
• A lezárt bizonylaton csak eszköz állhat. Ha mennyiségi tétel (például kábel) is van rajta, a rendszer nem nyúl a párjához.
• A nyitott bizonylatról a rendszer leveszi azokat az eszközöket, amelyek a lezárt bizonylaton is szerepelnek, majd a bizonylatot lezárja, a rajta maradó többi tétellel együtt.
• Ha a bizonylat a levétel után sem zárható le, semmi nem változik rajta: a tételek is visszakerülnek, a bizonylat nyitva marad.
• Ha a levétel után a bizonylat üresen maradna, a rendszer kihagyja, és nem nyúl hozzá.

Minden futásról cégenként egy összesítő bejegyzés kerül a rendszernaplóba, Szállítólevél eszköz-duplikátum néven: hány feladatot talált, hány tételt vett le, hány bizonylatot zárt le, hány maradt nyitva és hányat hagyott ki. Ugyanitt bizonylatonként is látszik, melyik tételt vette le, melyik bizonylatot zárta le, és melyik maradt nyitva, az okával együtt.

Csatolt fájl a bizonylatnál

A bizonylathoz dokumentum is feltölthető (például a beszállítói számla képe). Ha van feltöltött állomány, a bevételi, a kiadási és a mozgatási listán a sor végén megjelenik a Csatolt fájl letöltése gomb.

A gomb megjelenése és a letöltés ugyanabból a nyilvántartásból dől el, tehát ami látszik, az letölthető is. Ha a végpontot valaki mégis közvetlenül hívná meg olyan bizonylatra, amelyhez nincs dokumentum, a rendszer erről szöveges üzenetet ad, nem hibaoldalt.

Bizonylat nyomtatása

A bevételi, a kiadási és a mozgatási listán a sor végén Nyomtatás gomb áll. A gombra kattintva a rendszer elkészíti a bizonylat PDF-jét, és a böngésző letölti; amíg készül, a nyomtató ikon forog.

A gombon a jobb egérgomb ugyanezt a letöltést indítja. Korábban ez az út üres, nulla bájtos PDF-et adott, minden jelzés nélkül: a fájl letöltődött, de nem lehetett megnyitni. Mostantól a jobb kattintás ugyanazt a bizonylatot adja, mint a bal.

A Ctrl + jobb kattintás nem letölt, hanem új lapon megnyitja a bizonylat előnézetét.

Bizonylatok lezárása

A bizonylatok lezárása jelen felületen történő további szerkesztését elveti, a mennyiségek a lezárást követően kerülnek a helyükre, ezért fontos a szerelők jegyeinek le véglegesítése és lezárása, ugyan is ezzel zárul a hozzájuk kapcsoldó kiadási bizonylat, ekkor kerül le a nevükről az elszámolt anyag.

Egy bizonylat csak egyszer könyvelődik le. Ha a lezárás egyidejűleg kétszer indul el - például dupla kattintásra, vagy ha egy félbeszakadt lezárás után azonnal újrapróbálja -, a második próbálkozás nem könyvel újra, hanem a Bizonylat lezárás már folyamatban. figyelmeztetést adja vissza. Ha az első lezárás már be is fejeződött, a bizonylat újbóli lezárása a megszokott, bizonylatszámmal kezdődő Már le van zárva. üzenetet kapja.

A kétszeres könyvelés ugyanígy ki van zárva a szerelő feladatának lezárásakor keletkező bizonylatoknál is; ott a megismételt lezárás továbbra is sikeres marad, csak a készletet nem mozdítja meg másodszor.

Ellentett bizonylat

Egy lezárt bevétel, kiadás vagy átadás készletmozgása egy ellentett bizonylattal visszafordítható. Nyissa meg a lezárt bizonylatot a Bevétel, a Kiadás vagy az Átadás listából a Megnyitás gombbal. A bizonylat oldalán jobb felül, a többi gomb között egy visszaforduló nyíl ikonú gomb áll, rá mutatva Ellentett bizonylat készítése felirattal. A gomb akkor jelenik meg, ha a bizonylat le van zárva, van rajta legalább egy Termék típusú tétel, és a felhasználónak Készletkezelés szerkesztése jogosultsága van.

A gombra kattintva megnyílik az Ellentett bizonylat készítése ablak, amely leírja, milyen irányú bizonylat készül, és hogy a készlet csak a lezáráskor mozdul. Az Elkészítem gombra a rendszer elkészíti az új, nyitott bizonylatot, és megnyitja a szerkesztő oldalát; a Mégse bezárja az ablakot. Az irány a következő:

• kiadásból bevétel, ugyanabba a raktárba,
• bevételből kiadás, ugyanabból a raktárból,
• átadásból átadás, a két raktár felcserélésével,
• partnernek szóló kiadásból bevétel ugyanattól a partnertől, ugyanabba a raktárba,
• partnertől érkezett bevételből kiadás ugyanabból a raktárból, ugyanannak a partnernek.

Az új bizonylat:

• saját bizonylatszámot kap, a kelte a készítés napja,
• Ref.szám mezőjébe Ellentett: és az eredeti bizonylat száma kerül, így a listán az eredeti bizonylatszámra keresve is megtalálható,
• az eredeti bizonylat Termék típusú tételeit kapja meg, ugyanazzal a mennyiséggel, egyedi azonosítóval és árral; a Szolgáltatás és az Elszámoláshoz típusú tételek nem kerülnek át,
• ugyanahhoz a projekthez és feladathoz tartozik, mint az eredeti,
• átadásnál a Kölcsönadás kapcsoló kikapcsolt állapotban van rajta.

A készlet az ellentett bizonylat elkészültekor még nem mozdul. Ellenőrizze a tételeket, majd zárja le a bizonylatot: a készletmozgás a lezáráskor történik, ahogy bármely más bizonylatnál. Az eredeti bizonylat változatlan marad.

Ugyanarról a bizonylatról többször is készíthető ellentett, a gomb a készítés után is a helyén marad. Mielőtt újat készít, a Ref.szám alapján nézze meg, nincs-e már ellentettje.