Jelenléti áttekintő

A Jelenléti áttekintő egy hónap teljes jelenléti képét mutatja egyetlen táblázatban: soronként egy dolgozó, oszloponként a hónap egy napja, a kettő metszetében pedig az aznapi óraszám vagy a távollét jelölése.

Elsősorban annak való, aki egyszerre több ember hónapját nézi át: egy képernyőn látszik, ki mikor dolgozott, ki volt szabadságon, és hol maradt kitöltetlen nap. A napok innen közvetlenül javíthatók is, nem kell dolgozónként a kartonra lépni.

Hol találja

A Személyügyek menücsoport Jelenléti áttekintő menüpontja alatt.

Az időszak és a szűrés

A táblázat fölött három vezérlő áll:

• Év: a nyilakkal léphet előre és vissza.
• Hónap: szintén nyilakkal; az év eleje és vége között a rendszer automatikusan átlép a szomszédos évre.
• Csoport: alapból Összes csoport. Egy dolgozói csoportot kiválasztva a táblázat csak annak a csoportnak a tagjait mutatja.

A táblázat a csoportok szerint rendezve, csoportnév-sorokkal tagolva jeleníti meg a dolgozókat. Akinél nincs csoport megadva, a Csoport nélkül felirat alá kerül.

Mit mutat a táblázat

A bal szélső oszlopban a dolgozó neve áll (ez a rész oldalra görgetve a helyén marad), jobbra tőle a hónap napjai.

A nap-fejlécben:

• a hétvégék oszlopa szürke háttérrel,
• a Munkanapok törzsben egyedileg rögzített napok (áthelyezett munkanap, pihenőnap, munkaszüneti nap) narancssárga háttérrel,
• a mai nap oszlopa kiemelve látszik.

Egy nap cellájában vagy az aznap ledolgozott óraszám szerepel, vagy a távollét betűjele egy színes sávon. Ha a távollét több egymást követő napra szól, a sáv végigfut a napokon, és a betűjel csak az első napján jelenik meg. A cella fölé állva a nap sorszáma és a jelölés jelenik meg.

Ha a dolgozónak aznap van a születésnapja, a cella sarkában korona jelenik meg.

A távollétek jelölése

Betűjel	Jelentés
Sz	Szabadság
B	Betegszabadság
I	Igazolt
F	Fizetetlen szabadság
Ü	Ünnepnap
R	Rendkívüli szabadság
A	Apasági szabadság
SzSz	Szülői szabadság
P	Pihenőnap
K	Készenlét

A képernyő alján jelmagyarázat is fut, amely a távollét-típusokat a saját színükkel sorolja fel.

A ledolgozott óraszám és a munkaközi szünet

A cellában látszó óraszám a kezdés és a befejezés különbsége, amelyből a rendszer levonja a munkaközi szünetet, ha a dolgozó aznap 6 óránál többet dolgozott. Hat óra vagy annál rövidebb nap esetén nincs levonás.

Hogy melyik szünet-érték érvényes, azt a dolgozó kartonja dönti el:

• Akinek van kartonja, annál mindig a kartonon szereplő érték érvényes. Ha ott nulla áll, akkor nem történik levonás, akkor sem, ha a rendszerbeállításban van megadva szünet. Ez szándékos: a kartonon rögzített érték a mérvadó.
• Akinek még nincs kartonja (jellemzően az új kolléga), annál a Beállítások képernyőn megadott általános munkaközi szünet érvényesül.

Ki kerül be a táblázatba

Az a dolgozó jelenik meg, akinél be van kapcsolva a jelenléti ív kezelés, és az adott hónapra van rögzített munkaideje. Ezen belül:

• Az a dolgozó is bekerül, akinek még nincs kartonja. Az ő órái a havi összesítésbe is beszámítanak.
• Az inaktivált (kiléptetett) dolgozó is bekerül, ha az adott hónapban volt munkaideje. A nevét a táblázat piros, félkövér betűvel írja, és a név fölé állva Inaktivált felirat jelenik meg; a többi dolgozónál a felirat a nevet mutatja. A csoportra szűrésnél a saját csoportjában marad.

Egy dolgozó havi összesítője

A dolgozó nevére, vagy a neve melletti információ ikonra kattintva megnyílik a havi összesítője:

• Összes ledolgozott óra az adott hónapban,
• a távollétek összesítése típusonként, napszámmal.

Ha a hónapban nem volt rögzített távollét, ezt az ablak külön kiírja.

A név mellett álló másik ikonnal a dolgozó kartonja nyitható meg.

A jelenlét javítása a táblázatból

A napok közvetlenül a táblázatban szerkeszthetők.

Gyors kitöltés: a bal egérgombot lenyomva tartva több napot is kijelölhet egy dolgozó során belül, majd az egérgomb felengedésekor megnyílik a Jelenlét módosítása ablak. Itt egy kattintással állíthatja a kijelölt napokat Dolgozom értékre, vagy bármelyik távollét-típusra. Ugyanitt található a Törlés gomb, amellyel a napok bejegyzése törölhető.

Részletes szerkesztés: egy napra jobb egérgombbal kattintva a nap adatlapja nyílik meg, ahol megadható a kezdés és a befejezés órája, a munkaidő fajtája, a munkavégzés helye, az érintett terület, a projekt és a rendszám. A Mentés után a táblázat frissül.

Letöltések

A képernyő jobb felső sarkában két letöltés gomb áll:

• Jelenléti ívek letöltése: dolgozónként külön munkalapot tartalmazó Excel tábla az adott hónapról.
• Jelenléti ív összesítő letöltése: egy munkalapon, dolgozónként egy sorban a hónap napjaival. Ugyanez a tábla a Jelenléti összesítő képernyőről is letölthető.

Mindkét letöltés a képernyőn beállított évet, hónapot és csoportszűrést veszi figyelembe, és mindkettőbe bekerül az inaktivált dolgozó is, ha az adott hónapban volt munkaideje; a neve ott is piros betűvel áll.

A jelenléti ív összesítő sorai

A Jelenléti ívek letöltése lapjainak alján összesítő sorok állnak: a munkahelyen eltöltött idő, a távollét-típusok órái, végül az Összesen.

A Szabadság, Betegség, Igazolt és Fizetetlen sor mindig kinyomtatódik, akkor is, ha nulla óra tartozik hozzá. A többi távollét-típus (Ünnepnap, Rendkívüli szabadság, Apasági szabadság, Szülői szabadság, Pihenőnap, Készenlét) csak akkor kap saját sort, ha az adott hónapban volt ilyen nap. A sor felirata ugyanaz, mint amit a napnál lát.

Minden távollét-típus órái beleszámítanak az Összesen értékébe. Egy szokásos hónap íve ezért ugyanúgy néz ki, mint korábban; eltérés ott látszik, ahol a hónapban a négy megszokott típuson kívüli távollét is szerepelt.